FAQ: quali sono le funzioni principali di un sw gestionale

Lo scopo principale di un software gestionale e’ quello di supportare  l’operatività quotidiana attraverso l’automazione e la gestione  dei processi fondamentali delle diverse aree funzionali con le rispettive esigenze fornendo quindi tute le informazioni necessarie alla vita dell’azienda
- Nell’Area amministrativa un sw gestionale copre quindi attivita’ quali lo  scouting fornitore (richiesta di acquisto) – inoltro ordine di acquisto - controllo status ordini – controllo DDT – fatturazione – incasso e solleciti - obblighi fiscali

- Nell’ Area tecnica / magazzino un sw gestionale copre attivita’ quali pianificazione fabbisogni/scorte –carico/scarico merce in magazzino e ed emissione DDT – spedizione merce

- Nell’ Area vendita/commerciale un sw gestionale copre attivita quali  definizione dei listini e dei prezzi - elaborazione preventivo – controllo disponibilità merce in magazzino - ricezione ordine cliente – previsioni di vendita 


  
Sostanzialmente le funzioni implementate per un software che ha come finalita’ la gestione integrata dell’azienda possono essere riassunte in Approvvigionamenti (acquisto,produzione, gestione fornitori, magazzino) e Vendita (preventivi e ordini cliente).
Queste due macrofunzioni corrispondono a due tipi di Cicli.
a)   Ciclo Passivo è tutto l’insieme di azioni che ha a che fare con l’approvvigionamento dai fornitori e che comporta per l’azienda delle uscite finanziarie (da ciò ciclo passivo).Questo ciclo e’ caratterizzato dalle seguenti attivita’:

-  Definizione dell’anagrafica dei fornitori. All’interno di un sistema software gestionale, questa operazione significa codificare i singoli fornitori associando loro un codice, una ragione sociale, un indirizzo, e una partita IVA, oltre alle principali modalità di contatto. Se disponibili inoltre devono essere registrate anche tutte le modalità di pagamento associate a quel fornitore

-  Registrazione dei documenti che legano l’azienda al fornitore: ordine di acquisto (ODA) e consegna delle merci (servizio prestato), fattura passiva, note di credito passive.
Analizzando quindi  tale ciclo, possiamo sempre sapere i nostri impegni verso i fornitori, i servizi prestati  e le spese da sostenere entro un determinato periodo di tempo
b)  Ciclo Attivo si riferisce all’insieme delle operazioni che un’azienda intrattiene con i suoi clienti e che determinano dei guadagni finanziari.
Questo ciclo e’ caratterizzato dalle seguenti attivita’:-  Gestione anagrafica del cliente. La codifica di un cliente prevede l’inserimento dei dati fondamentali che lo identificano: denominazione sociale, partita IVA, modalità di pagamento, ecc

-  Gestione dei documenti di vendita: a partire dall’ordine di vendita, per arrivare alla consegna, alla fattura attiva e alle note di credito attive. Con il controllo di queste operazioni l’azienda determina anche in anticipo le entrate che si verificheranno. A questi due cicli possono essere ricondotti due tipi di flussi operativo/organizzativi:

 - controllo disponibilità di magazzino – scouting fornitori – richiesta di offerta – emissione ordine – carico magazzino – eventuali resi – pagamento
 - contatto cliente – elaborazione preventivo – ricezione ordine – spedizione merce – fatturazione – eventuali resi - incasso E di business intelligence:
 - monitoraggio situazione magazzino (analisi indici di rotazione, scorte ecc), monitoraggio rendimento canale fornitori, previsione spese in uscita
 - monitoraggio andamento vendite (quali prodotti più venduti ecc.), analisi marginalità, previsione incasso e fatturato

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